Como eliminar falhas de comunicação durante o processo de entrega

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Eliminar falhas

O processo de entrega de um pedido ou produto, é formado por diversas etapas, como a armazenagem, separação e envio da mercadoria. Ao longo de cada uma uma delas diversos imprevistos podem causar atrasos na entrega e prejuízos que afetam o cliente, causam insatisfação e geram custos para a empresa. 

Por esse motivo, a empresa precisa reduzir os erros em sua operação para ter uma entrega mais eficiente e atender às necessidades dos clientes.

Agora, descubra como eliminar as falhas de comunicação durante o processo de entrega neste conteúdo.

Processo de entrega: falhas que podem ocorrer nesta etapa

Atrasos na separação do pedido, troca de mercadoria, cadastro do cliente com informações incorretas, falhas de comunicação e outros erros prejudicam os processos diários das empresas logísticas. Por isso, agir estrategicamente é fundamental para evitar que essas falhas possam impactar toda a operação e o cliente.

Consequências das falhas no processo logístico

As empresas que não têm controle sobre seus processos e não conseguem evitar que essas falhas aconteçam estão sujeitas a sofrer algumas consequências. Como por exemplo, gerar insatisfação no cliente, por causa do atraso, ter mercadorias danificadas, desperdiçar recursos financeiros, materiais ou mão de obra, ter retrabalho, etc. 

Algumas ações são fundamentais para que a empresa consiga eliminar as falhas de comunicação, durante o processo de entrega e ter melhores resultados. Entenda melhor sobre isso a seguir.

Como eliminar falhas de comunicação durante o processo de entrega?

A falha de comunicação está entre os problemas mais comuns e prejudiciais para o processo de entrega. Isso porque tudo depende da comunicação, quando ela não é bem feita e efetiva, diversos problemas são causados. 

Uma falha de comunicação é todo o processo em que algo precisa ser informado para outro profissional ou setor, mas não é feito efetivamente. Seja por esquecimento, por desencontro de informações, por falta de um canal de comunicação etc. 

No setor logístico, as falhas mais comuns acontecem por falta de integração entre os setores, pela falta de feedbacks, falta de recursos de comunicação entre profissionais, e muitos outros. 

Para evitar que as falhas aconteçam, a comunicação entre os setores da empresa deve ser feita de forma clara, fluída, objetiva e, principalmente, acessível. Ou seja, todos devem ter acesso às informações com facilidade e conseguir compreendê-la claramente. 

Veja algumas soluções que vão ajudar a melhorar a comunicação na sua empresa e evitar falhas. 

  • Canal de comunicação direto entre o motorista e operação

Por meio de um chat, o motorista tem a possibilidade de se comunicar com um atendente da operação logística. Essa comunicação direta, auxilia o motorista a resolver situações não previstas durante o processo de entrega, de uma forma muito mais fácil.

  • Fique atento aos feedbacks

Os feedbacks dos clientes e dos colaboradores são importantes para entender como está o funcionamento da operação e se há falhas no processo. Motoristas, atendentes, operação logística e clientes fazem parte de um ecossistema único, onde é necessário ter acesso às informações sobre a experiência de cada um deles para o sucesso da sua empresa.

  • Disponibilize uma prova de entrega digital

A assinatura digital ou a foto do canhoto assinado, oferecem diversos benefícios para a comunicação durante o processo de entrega. Assim que o cliente assina a entrega, a informação já fica disponibilizada para dar baixa em tempo real.

Outro benefício é que o entregador não precisa armazenar todos os canhotos das entregas, correndo o risco de serem perdidas ou rasuradas. Isso também reduz o volume de documentos que a empresa precisa armazenar. 

  • Analise seus KPIs

Os indicadores de performance (KPIs) mostram como a empresa está se saindo com relação aos seus processos e o atendimento ao cliente. De forma prática, os indicadores de performance podem ser usados para medir o tempo médio das entregas, a qualidade do serviço, a satisfação do cliente, entre outros fatores. 

Dê mais poder ao seu cliente

Ofereça à ele a possibilidade de monitorar a entrega de seu produto em tempo real, oferecendo transparência, previsibilidade e conveniência.

Isso é possível com o disparo de mensagem informando a previsão de entrega, sendo a mensagem que ele recebe em quaisquer um dos canais desejados: sms, e-mail ou whatsapp.

Em resumo

Ter uma operação logística eficiente depende de diversos fatores. Desde o momento em que o pedido é confirmado, até a efetivação da entrega, e por isso, a tecnologia é fundamental no enfrentamento desses desafios, pois garante que o processo seja realizado de forma otimizada, segura e no menor tempo possível. A comunicação é parte fundamental, deixa-a integrada com todas as áreas para permitir que comunicação entre os setores, os profissionais e clientes.

O VTEX Tracking é uma ferramenta fundamental nesse sentido, justamente por oferecer todas as ferramentas que listamos aqui.

Agora, quer saber como a Imediata pode ajudar sua empresa? Fale com nossos especialistas e conheça essa solução. 

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